Tietosuojaseloste – Asiakastiedot

EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (EU 2016/679) mukainen tietosuojaseloste

UniSport, Helsingin yliopisto (y-tunnus 0313471-7)
PL 53 (Fabianinkatu 28)
00014 Helsingin yliopisto
puh. +358 272 0701

UniSport asiakaspalvelu
PL 53 (Fabianinkatu 28)
00014 Helsingin yliopisto
puh. +358 272 0701, unisport.asiakaspalvelu@helsinki.fi


Helsingin yliopiston tietosuojavastaavaan saat yhteyden sähköpostitse: tietosuoja@helsinki.fi

Asiakkailta kerätään kohdassa 4 mainitut tiedot, jotta heille voidaan myöntää oikeus varata ja käyttää UniSportin palveluita ja heille voidaan tarvittaessa ilmoittaa varatun palvelun muutoksesta tai peruutuksesta.

UniSport käyttää henkilötietoja asiakassuhteen hoitamiseen ja kehittämiseen (kuten asiakaskyselyt ja asiakaskirjeet), asiakkaan luvalla markkinointitarkoituksiin (muun muassa sähköiset markkinointiviestit), epäasialliseen käytökseen puuttumiseen, toiminnan kehittämiseen sekä tilastointiin ja analysointiin.

UniSport tallentaa asiakaspalvelupuheluita sekä säilyttää sähköpostikeskusteluja asiakaspalvelun laadun kehittämiseksi, henkilöstön kouluttamiseksi sekä asiakaspalvelutilanteiden, palautteiden ja mahdollisten reklamaatioiden selvittämiseksi.

Sähköpostikeskustelujen tietoja käytetään uusien sähköpostivastausten laatimisen tukena tekoälyyn perustuvien työkalujen avulla. Henkilöstö tarkistaa ja hyväksyy kaikki asiakkaalle lähetettävät vastaukset ennen niiden lähettämistä.

Henkilötietojen käsittely perustuu UniSportin ja asiakkaan väliseen sopimukseen, rekisterinpitäjän oikeutettuun etuun ja tietyissä tapauksissa antamaasi suostumukseen. Oikeutettuun etuun perustuvaa käsittelyä tehdään asiakaspalvelun laadun kehittämiseksi, palvelujen turvallisen käytön varmistamiseksi sekä asiakasviestintään ja toiminnan analysointiin ja kehittämiseen liittyen.

Yksityisasiakkaista kerättävät tiedot

Asiakkaan etunimi, sukunimi, syntymäaika, asiakasryhmä (esim. opiskelija, Valtiotieteellinen tiedekunta, Helsingin yliopisto), puhelinnumero, sähköpostiosoite, postiosoite, käyttäjätunnus, asiakaskortin rfid-tunniste automaattista kulunvalvontaa varten, asiakkaan tekemät palveluiden varaukset, maksut, peruutukset ja osallistumistiedot, mahdolliset muut asiakkaan meille asiakassuhteen hoitoa varten antamat tiedot, aiempaan asiointiin liittyvät tiedot, puhelin-, sähköposti- ja chatkeskustelujen tiedot sekä asiakaspalvelupuheluiden tallenteet,, käyttöehtojen hyväksyminen (opt-in), markkinointilupa (opt-in) sekä tieto Technogym-tilin käyttöehtojen hyväksymisestä (opt-in).

Yritysasiakkaista kerättävät tiedot

Organisaation nimi, osasto, osoite, postinumero, kaupunki, maa, maakoodi, Yrityksen tunnus (Y-tunnus), rekisterinumero (yhdistyksille), laskutustapa, verkkolaskuosoite, verkkolaskuoperaattori, maksuehdot, yhteyshenkilön etu- ja sukunimi, puhelinnumero, sähköposti, kielivalinta (Suomi, Englanti ja ruotsi-optio), asiakasryhmä (organisaatio, sen tarkenne, asiakkuuden tyyppi), käyttäjätunnus, asiakaskortin rfid-tunniste automaattista kulunvalvontaa varten, asiakkaan tekemät palveluiden varaukset, maksut, peruutukset ja osallistumistiedot, lisätietokenttä asiakassuhteenhoitoon liittyvää infoa varten, käyttöehtojen hyväksyminen (opt-in), markkinointilupa (opt-in).

Tiedot kerätään asiakkaalta itseltään UniSportin asiakaspalvelun, yhteyshenkilön tai verkkosivujen kautta.

Tiedot palveluiden laskutusta ja mahdollista perintää varten siirretään laskutuskumppanille (Visma). Verkkokaupan maksujen välittäjänä toimii Verifone Finland Oy, jolle luovutamme maksujen käsittelyä varten tarvittavat tiedot. Käytämme myös palveluidemme tuottamiseen alihankkijoita, joilla on rajattu pääsy henkilötietoihisi. Tällaisia alihankkijoita ovat Enkora Oy (asiakastietojärjestelmä), Active Campaign (markkinointi), Surveypal (asiakaskyselyt) ja LeadDesk (asiakaspalvelu). Suomen viranomaisille luovutetaan tietoa vallitsevien lakien ja säädösten mukaisesti.

Käsittelemme henkilötietojasi asiakassuhteen ajan ja anonymisoimme tiedot, kun viimeisimmästä aktiviteetista on kulunut noin kaksi vuotta. Jos olet antanut meille markkinointiluvan, säilytämme tietojasi kuitenkin niin kauan kunnes perut antamasi markkinointiluvan.

Asiakaspalvelupuheluiden tallenteita säilytetään enintään kolme kuukautta tallennuspäivästä, minkä jälkeen ne poistetaan automaattisesti.

UniSportin asiakasrekisterin henkilötietoja käsitellään Active campaignin palvelimilla, jotka sijaitsevat Euroopan Unionin ulkopuolella. Myös Surveypalin alihankkijalla on erityistapauksissa pääsy henkilötietoihin EU:n ulkopuolelta tukipyyntöjen ratkaisemiseksi. EU:n ulkopuolisten toimijoiden kanssa käytetään EU:n komission hyväksymiä vakiosopimuslausekkeita niissä määriteltyine suojatoimenpiteineen.

Oikeuksiesi käyttämiseksi, voit olla yhteydessä kohdassa 2 mainittuun yhteysosoitteeseen.

Suostumuksen peruuttaminen

Sinulla on oikeus peruuttaa antamasi suostumus, mikäli henkilötietojen käsittely perustuu suostumukseen. Suostumuksen peruuttaminen ei vaikuta suostumuksen perusteella ennen sen peruuttamista suoritetun käsittelyn lainmukaisuuteen. Voit perua suostumuksesi markkinointiin kirjautumalla verkkosivujen kautta omaan profiiliisi.

Oikeus saada pääsy tietoihin

Sinulla on oikeus saada tieto siitä, mitä henkilötietojasi käsittelemme ja miten niitä käsitellään. Voit myös halutessasi pyytää jäljennöksen käsiteltävistä henkilötiedoista. Järjestelmän käyttöliittymä on internetissä, jossa asiakas voi henkilökohtaisella tunnistautumisella tarkastaa itseään koskevat tiedot sekä varaustiedot.

Oikeus tietojen oikaisemiseen

Jos käsiteltävissä henkilötiedoissasi on epätarkkuuksia tai virheitä, sinulla on oikeus pyytää niiden oikaisua tai täydennystä. Virheellisistä tiedoista voi ilmoittaa mihin tahansa UniSportin asiakaspalvelupisteeseen, jossa ne korjataan.

Oikeus tietojen poistamiseen

Sinulla on oikeus vaatia tarpeettomien henkilötietojesi poistamista. Tiedot poistetaan seuraavissa tapauksissa:

  • henkilötietoja ei enää tarvita niihin tarkoituksiin, joita varten ne kerättiin
  • peruutat suostumuksen, johon käsittely on perustunut, eikä käsittelyyn ole muuta laillista perustetta
  • vastustat käsittelyä (kuvaus vastustamisoikeudesta on alempana) eikä käsittelyyn ole olemassa perusteltua syytä
  • henkilötietoja on käsitelty lainvastaisesti

Oikeus käsittelyn rajoittamiseen

Sinulla on oikeus vaatia henkilötietojesi käsittelyn rajoittamista. Tämä tarkoittaa, että me säilytämme tietojasi mutta emme käsittele niitä muin tavoin.
Sinulla on tämä oikeus seuraavissa tapauksissa:

  • kiistät henkilötietojen paikkansapitävyyden, jolloin käsittelyä rajoitetaan ajaksi, jonka kuluessa voimme varmistaa niiden paikkansapitävyyden
  • käsittely on lainvastaista ja vastustat henkilötietojen poistamista ja vaadit sen sijaan niiden käytön rajoittamista
  • emme enää tarvitse kyseisiä henkilötietoja käsittelyn tarkoituksiin, mutta sinä tarvitset niitä oikeudellisen vaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi

Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen

Sinulla on oikeus saada meille toimittamasi henkilötiedot jäsennellyssä, yleisesti käytetyssä ja koneellisesti luettavassa muodossa, ja oikeus siirtää kyseiset tiedot toiselle rekisterinpitäjälle.

Vastustamisoikeus

Sinulla on oikeus vastustaa henkilötietojesi käsittelyä, jos käsittely perustuu oikeutettuun etuun (kuten markkinointi).

Valitusoikeus

Mikäli sinulla herää kysyttävää koskien henkilötietojesi käsittelyäsi, voit aina olla yhteydessä kohdassa 2 mainittuihin yhteysosoitteeseen. Sinulla on kuitenkin myös oikeus tehdä valitus tietosuojavaltuutetun toimistoon (tietosuoja.fi), mikäli katsot, että henkilötietojesi käsittelyssä on rikottu voimassa olevaa tietosuojalainsäädäntöä.

Saatamme tehdä muutoksia tähän tietosuojaselosteeseen. Löydät tietosuojaselosteen uusimman version aina verkkosivuiltamme.